Οι 10 Ερωτήσεις που Πρέπει να Κάνετε στον Event Planner σας για την Τέλεια Εκδήλωση

Ο προγραμματισμός μιας τέλειας εκδήλωσης δεν είναι απλή υπόθεση. Απαιτείται συνεργασία, λεπτομερής σχεδιασμός του χώρου της εκδήλωσης και ανοιχτή επικοινωνία με τον event planner σας για την κάλυψη των απαιτήσεων του event είτε πρόκειται για γαμήλια δεξίωση, συνέδριο, εταιρική παρουσίαση, πολιτιστικό γεγονός, πιρβέ party.

Για να εξασφαλίσετε ότι όλα θα είναι όπως τα φαντάζεστε, είναι σημαντικό να κάνετε τις σωστές ερωτήσεις, που θα εξασφαλίσουν ότι είστε τέλεια συντονισμένοι για μια άψογη διοργάνωση. Ποια είναι όμως τα 10 κορυφαία ερωτήματα που πρέπει να κάνετε στον/στην event planner σας; Οι event experts της Imperial Hospitality προτείνουν…

1. Ποια θα πρέπει να είναι η εμπειρία της εκδήλωσης που σχεδιάζω;

Γιατί να το ρωτήσετε: Ένας έμπειρος planner σε γάμους ίσως δεν είναι εξίσου κατάλληλος για μια εταιρική εκδήλωση. Ζητήστε παραδείγματα παρόμοιων εκδηλώσεων που έχουν διοργανώσει και πώς αντιμετώπισαν προκλήσεις.

2. Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα για την προετοιμασία μια εκδήλωσης;

Γιατί να το ρωτήσετε: Ο χρόνος είναι πολύτιμος. Ζητήστε έναν αναλυτικό οδηγό με ημερομηνίες-κλειδιά για να γνωρίζετε πότε πρέπει να γίνουν οι βασικές ενέργειες, όπως επιλογή χώρου, αποστολή προσκλήσεων και δοκιμές.

3. Ποιο είναι το συνολικό budget που απαιτείται για την εκδήλωση που σχεδιάζω;

Γιατί να το ρωτήσετε: Είναι εύκολο να ξεπεραστεί ο αρχικός προϋπολογισμός αν δεν υπάρχουν ξεκάθαρες γραμμές. Ζητήστε ανάλυση κόστους για όλες τις υπηρεσίες και εξηγήστε αν υπάρχουν περιθώρια ευελιξίας ή επιλογές για πιο οικονομικές λύσεις.

4. Ποιοι συνεργάτες θα εμπλακούν στη διοργάνωση εκδήλωσης και με ποιο τρόπο;

Γιατί να το ρωτήσετε: Από τον catering μέχρι τον φωτογράφο, κάθε συνεργάτης παίζει καθοριστικό ρόλο. Ζητήστε λίστα προτεινόμενων συνεργατών και πληροφορίες για τη συνεργασία τους (π.χ., αξιοπιστία, εμπειρία).

5. Πώς διαχειρίζεστε τις έκτακτες καταστάσεις κατά την ώρα ενός event;

Γιατί να το ρωτήσετε: Απρόοπτα συμβαίνουν. Είτε πρόκειται για τεχνικές δυσκολίες είτε για αλλαγές την τελευταία στιγμή, ο event planner σας πρέπει να έχει πλάνο διαχείρισης κρίσεων. Ρωτήστε για παραδείγματα προηγούμενων περιπτώσεων που διαχειρίστηκαν με επιτυχία.

Η συνέχεια στο δεύτερο μέρος…